Использование аутсорсинга в салоне красоты

В 21 веке держать в штате салона красоты юриста, бухгалтера и других узких специалистов не обязательно – для этого есть аутсорсинг. Рассказываем, что он собой представляет, как его применять, и какие функции можно передать «на сторону».

Что такое аутсорсинг

Салонам красоты, парикмахерским, косметологиям, соляриям и другим бытовым организациям можно отказаться от штатных сотрудников в области:

• финансов;
• управления персоналом;
• маркетинга;
• IT-технологий;
• закона;
• взаимодействия с клиентами.

Передача задач профильным организациям или отдельным специалистам помогает:

• отказаться от трат, связанных с заработной платой штатного сотрудника. IT-специалист, к примеру, может тебе потребоваться 1 раз в месяц и если держать его в штате - придется платить месячную зарплату. То же самое, скажем, с бухгалтером, чья помощь тебе нужна только в отчетные периоды или для расчета заработной платы. Аутсорсинговые услуги обойдутся от 850 рублей за месяц, но конечная цена зависит от категории услуг, объема задач, штата сотрудников;
• сократить сопутствующие расходы. Работник в штате, это не только зарплата. К этому прилагаются страховые и пенсионные взносы, больничный, отпуск;
• не распыляться на непрофильные задачи. Салон красоты направит все силы на профильную деятельность - оказание услуг клиентам, повышение качества оказания услуг, а не на попытки разобраться в налоговых отчетах или слетевшей на компьютере системе;
• облегчить порядок отказа от услуг специалиста. Процесс увольнения штанного работника куда сложнее, чем расторжение договора с непонравившейся аутсорсинговой компанией;
• привлеченный в рамках аутсорсинга специалист несет ответственность по договору за ошибки и прочие неприятности. Он не скажет что «у него лапки» и не уволится, оставив тебя наедине с неразберихой.

Недостатки у аутсорсинга тоже есть:

• риск столкнуться с непрофессионалами. К сожалению, не все аутсорсинговые организации предлагают компетентных специалистов, и иногда требуется время, чтобы найти достойную компанию;
• утечка информации. Сторонние исполнители могут распространить конфиденциальную информацию – маркетинговые стратегии, данные о доходах и другие детали. С собственными работниками такой риск ниже, да и контролировать их проще;
• повышение расходов на аутсорсинг при передачи большого количества функций и при большом объеме работы. Если тебе нужно раз в месяц подбить отчеты – аутсорс выгоднее, но если нужна постоянная и плотная работа, да еще и нескольких специалистов – юриста, бухгалтера, маркетолога, то затраты могут превосходить те, что ушли бы на заработную плату;
• привлеченного работника не нагрузить тысячей задач – ты оплачиваешь не сотрудника, а услугу и сверх нее добавить ничего нельзя. Ну, или за отдельную плату;
• работу нельзя проконтролировать. Главная особенность аутсорсинга – работа на результат, которого подрядчик достигает любыми способами. Какими – заказчика не касается. Если ты хочешь видеть промежуточные результаты и контролировать процесс – обязательно обговаривай это до подписания договора.

Аутсорсинговые услуги в салоне красоты могут оказывать как отдельные профильные специалисты – юристы, программисты, дизайнеры, бухгалтеры, так и специализированные агентства. Правовая форма агентства в данном случае роли не играет – подойдет и ИП и ООО. О том, как выбрать организацию или специалиста и правильно оформить документы расскажем в конце статьи, а пока разберем, какие конкретно функции салон красоты может делегировать.

Бухгалтерский

Бухгалтерские услуги в небольших салонах красоты требуют минимума действий со стороны сотрудника. Обычно работа ограничивается ведением отчетности, подготовкой налоговой отчетности и расчетом заработной платы. Если в твоем салоне, студии или парикмахерской бухгалтерский учет ограничивается этими задачами, то их вполне реально передать на аутсорсинг.

Выделяется три вида бухгалтерского аутсорсинга:

1. Налоговый учет, отчетность. В этом случае бухгалтер предоставляет услуги только по ежемесячному, квартальному и годовому составлению отчетов и передачи их в налоговую;
2. Бухгалтерский учет - сбор, систематизация и обобщение информации о финансах в салоне красоты;
3. Полное обслуживание. В этом случае специалист осуществляет задачи и первого, и второго вида бухгалтерского аутсорсинга.

В зависимости от организации и целей, которые перед тобой стоят, могут предлагаться и другие бухгалтерские услуги – ведение счета, составление платежных документов.

Аутсорсинговая фирма в области финансов может привлекаться и при наличии собственного бухгалтера или бухгалтерского отдела. Привлеченный специалист занимается всеми серьезными вопросами – отчетностью, контролем учета, решением споров. Таким образом, ты имеешь высококвалифицированного бухгалтера с большим опытом в разных вопросах, но не тратишься на его постоянное содержание. Такой вариант одинаково хорош и для среднего и крупного бизнеса.

Отдать бухгалтерию на аутсорсинг удобнее, если:

• у тебя маленький салон красоты или небольшая сеть с маленьким количеством банковских операций, простыми отчетами по ИП и штатом из администратора и 5-7 мастеров. В этом случае рассчитать заработную плату поможет CRM-система, платежки и счета сформировать в личном кабинете банка, а отчетность отдать на аутсорс. Это будет выгоднее, чем содержать бухгалтера;
• штатный бухгалтер не обладает достаточной компетенцией в каких-то вопросах. Возможно, у него мало опыта или недостаточное образование и осуществлять он может только операционную работу или составлять простые отчеты. Для более сложных задач привлекается аутсорсинговая компания. Заработная плата штатного работника, разумеется, сопоставляется с тем количеством задач, которые он выполняет;
• ты не хочешь разбираться с цифрами и забивать себе голову налоговыми декларациями.

Кадровый

Кадровое делопроизводство необходимо даже при единственном сотруднике в штате. Отсутствие хотя бы одного документа, связанного с устройством сотрудника при проверке Трудовой инспекцией выльется в штраф.

Чаще всего в рамках кадрового учета сторонним исполнителям передается:

• первичная документация – графики отпусков, табели, приказы;
• ведение учета информации о работниках;
• кадровый документооборот;
• исправление неправильно оформленной документации;
• разработка инструкций и регламентов;
• расчеты заработной платы согласно табеля;
• расчеты, связанные с дополнительными выплатами – беременностью и декретом, больничными, отпускными;
• сдача отчетности;
• кадровый учет – прием, оформление, увольнение;
• ведение личных дел и составление трудовых договоров;
• консалтинг – консультационные услуги для управленцев.

Кому стоит перейти на кадровый аутсорсинг:

• салонам красоты, парикмахерским, студиям, в которых штатным кадровикам требуется разовая или кратковременная помощь. Такое случается, например, при расширении сети салонов, когда на одного кадрового специалиста обрушивается дополнительная работа. Можно, конечно, нанять ему помощника, но что делать с сотрудником, когда кризис минует?
• малому бизнесу – небольшим салонам и студиям, в которых маленький объем работы. Если в штате 5 человек, нагрузки не хватит даже на одного кадровика, а заработную плату при этом платить придется;
• тем, кто не может найти толкового специалиста для привлечения в штат. Пока ты в поиске – кадровые «долги» копятся, и если придет проверка, инспектору вряд ли будет интересно, что в городе перевились кадровики.

Передавать кадровые задачи на аутсорсинг можно как маленьким салонам красоты, так и крупным. Разница заключается только в объеме задач, бюджете и целях.

Маркетинговый

Маркетинг, привлечение клиентов на аутсорсинге – явление более редкое, чем бухгалтерский, юридический или кадровый аутсорсинг.

Причины на это бывает 2:

1. Уверенность владельца или назначенного им сотрудника, например, администратора, что маркетинг – это вести страницу в Инстаграм или делать рассылку с акционными предложениями. Иными словами – недооценка важностей маркетинга и, как итог, использование его инструментов не в полном объеме;
2. Наличие в штате сотрудника, отвечающего за сотрудничество с мелкими посредниками – фрилансерами. В этом случае есть условный маркетолог или специалист, выполняющий его функции, который разбивает большую задачу на более мелкие и ищет исполнителя под каждую из них.

Второй вариант, безусловно, имеет место – так работает множество компаний, в том числе и салонов красоты, студий маникюра и даже самостоятельных мастеров, но для более глобальных маркетинговых целей подход к работе нужен серьезный и главное, целостный – только так получится полноценная стратегия продвижения.

Какие задачи отдают на аутсорсинг:

• разработка стратегии продвижения;
• маркетинговые задачи в разных сферах – социальных сетях, e-mail, поисковых системах;
• анализ рынка, конкурентов;
• создание сайта или настройка и поддержание уже имеющегося;
• разработки, связанные с брендированием;
• работа над контентом.

Кому подойдет:

• салонам красоты, которые хотят использовать все маркетинговые инструменты. Если для заполнения записи мастеров тебе достаточно страницы в Инстаграм, которую ведет администратор, то на данный момент маркетолог не обязателен;
• новым салонам и студиям, которым нужно выделиться на фоне конкурентов;
• крупным сетям для запуска масштабных маркетинговых акций, разработки новой стратегии.

Говорить о том, кому маркетинговый аутсорсинг не подойдет сложно, во всяком случае, категоричного списка тут нет. Если отталкиваться от здравого смысла и логики, не стоит привлекать подрядчиков тем, у кого маленький бюджет – кроме оплаты услуги нужно вкладываться еще и в реализацию стратегии. Маленьким салонам и студиям, кабинетам – обычно им хватает базовых инструментов вроде социальных сетей или таргетированной рекламы. Но в любом случае, решать тебе – взвесь все плюсы и минусы, проведи аудит бюджета, определи цели и задачи и уже из исходя из этого делай выбор.

IT-аутсорсинг

Привлеченной компании или специалисту делегируют:

• обслуживание компьютеров – начиная от первичной настройки или переустановки системы, заканчивая подключением оргтехники, устранением неполадок и техническим обслуживанием;
• настройку и обслуживание IP-телефонии;
• технические работы;
• администрирование – поддержания работы сервисов, оборудования и программ;
• консалтинговые услуги.
• аудит IT-инфраструктуры салона красоты.

Обратить внимание на эту разновидность аутсорсинга в салоне красоты следует:

• новым салонам и студиям, но с реальной потребностью в обеспечении функционирования информационных систем, техники. Если на начальном этапе у тебя маленькая студия с 1 компьютером и простой CRM, привлечение специалиста имеет смысл отложить;
• если в штате есть системный администратор, но его компетенции не хватает для решения определенных задач.

Вообще, системный администратор в штате салона красоты – большая редкость. Владельцы либо обходятся совсем без него, решая проблемы вызовом мастера или общением с тех.поддержкой сервисов и программных обеспечений, либо отдают задачи на аутсорсинг.

Юридический

Один из самых востребованных после бухгалтерского вид аутсорсинга – юридический. Услуга юридического сопровождения позволяет передать всю или часть работы в области права. Популярность юридического аутсорсинга объяснима – только юрист способен разобраться во всех законах, актах и правовых процессах. Нанимать штатного юриста дорого, а для салонов красоты и студий еще и бессмысленно, так как юридическая помощь нужна не так часто.

Существует два вида сотрудничества юридического обслуживания:

1. Разовое. Специалист привлекается для выполнения конкретной задачи, например, составления договора, правовой поддержки в судебном споре, совершения крупной сделки;
2. Абонентское. В этом случае юрист постоянно оказывает поддержку салону красоты в том объеме, который определен договором.

Клиентский

Исключением могут быть случаи, когда крупному салону красоты с филиалами по всей стране необходимо охватить большую массу клиентов. Такое случается при анализе качества обслуживания или маркетинговых исследованиях, но на практике такое встречается редко.

Переход на аутсорсинг

Теперь о том, как перейти на работу с привлеченными специалистами в сфере бьюти. Аутсорсинг – услуга конкурентная, поэтому предложений достаточно много.

Чтобы не ошибиться и не потерять деньги, тщательно проверяй компанию или специалиста:

• проанализируй сайт и социальные сети, а также посмотри отзывы на сторонних ресурсах. Опыт других организаций, даже не связанных с бьюти-индустрией будет полезен, ведь знать о возможных неприятностях лучше заранее;
• попроси каждого из претендентов созвониться по видеосвязи. Оцени, насколько грамотно разговаривает специалист, владеет ли он профессиональными терминами. По возможности договорись об экскурсии в офис – для честных компаний, заинтересованных в клиенте, это проблемой не будет;
• убедись в компетенции сотрудников компании или специалиста, если нанимаешь самостоятельного профессионала. Попроси ознакомиться с документами, подтверждающими компетенцию – дипломами, сертификатами;
• узнай, как давно работает компания. Спросить об этому представителя, а лучше проверь на сайте налоговой в разделе «Прозрачный бизнес». Поиск можно провести по ИНН, названию, ОГРН. По результатам поиска посмотри, как давно организация существует. Чем меньше опыт – тем рискованней сделка;

• оцени понятность ценовой политики – тарифы должны быть четкими, без скрытых платежей, иначе дополнительных трат не избежать;
• попроси ознакомиться с формой договора до заключения сделки.

На последнем пункте остановимся подробнее, так как по части составления договора возникают частые вопросы.

Составление договора на оказание аутсорсинговых услуг

Аутсорсинг регулируется Гражданским кодексом РФ и подразумевает заключение договора возмездного оказания услуг. Этому посвящена 39 глава.

В договоре рекомендуется отразить:

• полный перечень услуг, которые будут предоставлены компанией или специалистом;
• сроки предоставления промежуточной информации – если необходимо, а также достижения результата;
• права и обязанности исполнителя и заказчика;
• ответственность исполнителя и заказчика;
• условия расторжения договора.

1. Перечень услуг может быть основной частью договора или Приложением. Важно четко и развернуто сформулировать все, даже мелкие задачи, иначе в процессе работы возникнут недопонимания, и потребуется доплата. Формулировать лучше однозначно, чтобы нельзя было трактовать их двояко.
2. Сроки передачи информации и результата устанавливается для обеих сторон, чтобы в случае разногласий быстро найти причину задержек и срыва дедлайнов. Для заказчика сроки могут быть установлены на передачу нужной для работы информации, документации, открытие доступов, для исполнителя – на достижение целей, предоставление отчетов, если необходимо.
3. Права и обязанности определяются предметом договора, а также особыми условиями. Не стоит делать этот раздел формальным – он раскрывает все права и обязанности сторон в конкретном случае, а не по типовому договору. Тут отражаются сроки оплаты, обязательство по сохранению конфиденциальности.
4. Раздел «Ответственность» определяет, как будет складываться ситуация при непредвиденных обстоятельствах. Обязательно указывается, как действует исполнитель при нарушении условий договора, например, выплачивает штраф или компенсацию и что происходит при невозможности выполнить задачу или срыве установленных сроков.

В условия расторжения, кроме базовых пунктов об одностороннем расторжении согласно 782 статье ГК РФ, в виду специфики деятельности рекомендуем включать:

• сроки передачи информации, базы, доступов после расторжения договора. В противном случае ждать обратно свои данные, а также часть проделанной работы можно долго;
• сроки принятия работ заказчиком;
• возможность оказания консультаций по проделанной работе после расторжения;
• в каком формате информация будет передана.

Можно включать и другие пункты, но эти особенно рекомендуем, чтобы избежать неприятностей в будущем.

Срок действия договора определяется характером задачи, которую салон красоты, парикмахерская или другая организация передает сторонним компаниям или специалистам. Может ограничиваться исполнением одной или группы задач или иметь срок действия – месяц, год. При абонентском сотрудничестве рекомендуется также предусмотреть срок пролонгации, чтобы избежать лишней волокиты после окончания срока действия.

Дополнительно к договору разрабатывается форма акта выполнения работ, в котором отображаются все или частичные промежуточные задачи, выполненные исполнителем. Акт, который подписан сторонами, подтверждает, что исполнитель выполнил работу или ее часть, а заказчик принял. Акт обязательно составляется в двух экземплярах – по 1 для каждой стороны.

Некоторые ошибочно считают, что аутсорсинг находится вне закона, однако это не так. Запретным является аутстаффинг – заемный труд, который был запрещен в 2016 году - информация об этом содержится в 5 статье 116 Федерального закона. Аутсорсинг отношения к этому не имеет, если предприниматель заключает договор и действительно пользуется услугами, а не скрывается таким образом от налогов, взносов и выплат.

Аутсорсинг, несмотря на преимущества – не панацея для организации салонного бизнеса. Выбирать – штатный сотрудник или привлеченный специалист нужно исходя из размера предприятия, целей, бюджета и других факторов. Но помнить о возможности аутсорсинга задач важно при принятии многих финансовых и управленческих решений руководителем.